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Rechtssicherheit beginnt mit der richtigen Archivierung

Wie sicher sind die digitalen Akten Ihrer Mandanten?

Weniger Risiko, mehr Rechtssicherheit

BRAO, BNotO und DSGVO fordern den lückenlosen Schutz sensibler Dokumente

Kanzleien und Steuerberater tragen eine hohe Verantwortung für die sichere Archivierung vertraulicher Mandanten- und Urkundendaten. Vorgaben wie BRAO, BNotO, Beurkundungsgesetz und DSGVO verlangen eine unveränderbare, nachvollziehbare und langfristig verfügbare Speicherung.

Revisionssichere Archivierung als Grundlage rechtlicher Sicherheit

Für Kanzleien und Steuerberater ist revisionssichere Archivierung gesetzliche Pflicht und Vertrauensbasis zugleich. Vertrauliche Dokumente müssen langfristig geschützt, vollständig und jederzeit verfügbar sein.

Steigende Datenmengen, komplexe IT-Strukturen sowie Risiken durch Löschung, Systemfehler oder Cyberangriffe erhöhen dabei den Druck, Datenschutz- und Aufbewahrungspflichten zuverlässig einzuhalten.

Wussten Sie schon?

  • Nach BRAO und BNotO müssen elektronische Akten und Urkunden unverändert, nachvollziehbar und dauerhaft verfügbar aufbewahrt werden.
  • Die DSGVO verpflichtet zur sicheren Speicherung personenbezogener Daten – Verstöße können Bußgelder bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes nach sich ziehen.
  • Systeme mit WORM-Technologie – wie FileLock – erfüllen gesetzgeberische Vorgaben wie GoBD und SEC 17a (KPMG-Gutachten verfügbar).
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Zwischen Berufspflicht und digitaler Verantwortung

Warum revisionssichere Archivierung für Kanzleien und Steuerberatungen zur Herausforderung wird

Die digitale Transformation stellt Kanzleien, Notariate und Steuerberatungen vor die Herausforderung, stetig wachsende Datenmengen und komplexe Dokumentenstrukturen rechtssicher und manipulationsgeschützt zu archivieren.

Wachsende Datenmengen und komplexe Dokumente

Kanzleien und Steuerberatungen verwalten täglich eine Vielzahl Dokumente – von Verträgen, Vollmachten und Urkunden bis hin zu Mandantenkorrespondenz. Mit der fortschreitenden Digitalisierung wachsen die Datenmengen stetig und damit auch der Anspruch, diese zu archivieren.

Unveränderbarkeit gewährleisten

Gesetze und Verordnungen wie BRAO, BNotO, Beurkundungsgesetz und DSGVO verlangen, dass elektronische Akten und Urkunden unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden. In der Praxis fehlen jedoch häufig Systeme, die diese Anforderungen technisch manipulationssicher abbilden können.

Integration in bestehende Fachsysteme

Archivierungslösungen müssen sich reibungslos in bestehende Kanzlei- und Steuerberatungssoftware integrieren. Isolierte Anwendungen oder komplizierte Workflows führen oft zu Medienbrüchen, Sicherheitslücken und erschweren den Zugriff im Rahmen von Prüfungen oder Mandatsfortführungen.

Haftungsrisiken und Nachweispflichten

Eine fehlerhafte Archivierung kann nicht nur berufsrechtliche Konsequenzen haben, sondern auch zivilrechtliche Haftungsrisiken nach sich ziehen. Selbst unbeabsichtigte Änderungen oder der Verlust elektronischer Urkunden gelten als Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten.

Vertraulich. Rechtssicher. Zukunftsfähig.

FileLock macht revisionssichere Archivierung einfach

Nahtlose Integration & Compliance

FileLock ermöglicht die revisionssichere Archivierung elektronischer Akten direkt auf Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur. Dank WORM-Technologie bleiben Daten unveränderbar, nachvollziehbar und dauerhaft geschützt. Die Lösung integriert sich nahtlos in bestehende Systeme und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie BRAO, BNotO und DSGVO.

Zuverlässiger Manipulationsschutz

  • Unveränderbare und nachvollziehbare Speicherung
  • Nutzung Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur
  • Schutz durch bewährte WORM-Technologie
  • Dauerhaft sichere und verfügbare Daten
  • Einfache Einbindung in bestehende Systeme
  • Unterstützung gesetzlicher Anforderungen
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Ihre Vorteile mit FileLock

Lösungen für das Rechtswesen

Unsere Lösung vereint höchste Sicherheit, gesetzliche Konformität und technologische Flexibilität in einer zukunftssicheren und kosteneffizienten Archivierungsplattform.

Revisionssicher archivieren

Weniger Risiko für die Rechtsabteilung

Blocky for Veeam®

Durch den Einsatz moderner WORM-Technologie werden Ihre Backups manipulationssicher gespeichert – direkt auf dem Windows-Veeam-Server. Eine integrierte Zero-Trust-Write-Control stellt sicher, dass ausschließlich autorisierte Prozesse Schreibzugriff erhalten, während unbefugte Zugriffe konsequent blockiert werden. Dabei ist keine zusätzliche Hardware oder ein separater Linux-Server erforderlich. Die Lösung lässt sich in weniger als 30 Minuten installieren und nahtlos in Ihre bestehende Umgebung integrieren.

Revisionssicher archivieren

Ihre Vorteile mit FileLock

FileLock

FileLock gewährleistet durch moderne WORM-Technologie eine manipulationssichere Archivierung sensibler Daten und erfüllt dabei internationale Standards sowie sämtliche gesetzlichen Anforderungen. Sie ist hardwareunabhängig konzipiert und lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Eine zusätzliche Compliance-Replikation sorgt für noch mehr Sicherheit und Ausfallschutz. Gleichzeitig bleibt die Lösung kosteneffizient und bietet eine zukunftssichere Grundlage für langfristige Datenarchivierung.

Zukunftssichere Langzeitarchivierung

Sichere und kosteneffiziente Archivierung komplexer Daten

XtreemStore

XtreemStore basiert auf offenen Standards wie LTFS und TAR und gewährleistet so langfristige Zugänglichkeit und Zukunftssicherheit Ihrer Daten. Dank moderner Schnittstellen wie S3/Glacier, HSM-Frontend und REST-API lässt sich die Lösung flexibel in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Sie ist kosteneffizient, nahezu unbegrenzt skalierbar und durch eine intuitive Oberfläche besonders benutzerfreundlich.

Air-Gap-Schutz, Multi-Tape-Kopien und Replikation sorgen für maximale Datensicherheit, während ein 24/7-Support aus Deutschland sowie die optionale Erweiterung mit dem MetadataHub zusätzlichen Mehrwert bieten.

Langzeitarchivierung mit voller Kontrolle

Aufbewahrung großer Datenmengen

MetadataHub

Für Entwicklungsabteilungen und Testzentren, die täglich Milliarden Datensätze erzeugen: MetadataHub sorgt für Transparenz, Indexierung und schnelle Suche.

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Alles, was Sie wissen müssen

Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu unseren Lösungen, Produkten und Einsatzbereichen. Von Sicherheit über Archivierung bis hin zu Datenverwaltung.

Warum wird FileLock benötigt?

FileLock erfüllt strenge Compliance- und Governance-Anforderungen wie GoBD, HGB und steuerrechtliche Vorgaben. Die Software ermöglicht eine einfache, revisionssichere Archivierung elektronischer Daten und schützt so vor kostspieligen Verstößen.

Wie wird FileLock implementiert?

FileLock lässt sich ohne Änderungen an der bestehenden IT-Infrastruktur implementieren und integriert sich nahtlos in vorhandene Systeme. Neue Daten werden danach automatisch revisionssicher gespeichert – einfach, flexibel und kosteneffizient.

Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung mit FileLock?

FileLock wandelt bestehende Speicher in WORM-Volumes um, auf denen Daten automatisch unveränderbar gespeichert werden. Während der Aufbewahrungsfrist sind keine Änderungen oder Löschungen möglich – so bleibt die Archivierung revisionssicher und gesetzeskonform.

Schützt FileLock lediglich neue Dokumente?

FileLock schützt neu archivierte Dokumente, aber auch vorhandene Daten durch Migrationen. Dies ermöglicht revisionssichere Archivierungen, ohne bestehende Systeme oder Prozesse zu beeinträchtigen. Die Lösung ist skalierbar und läuft auf Standard-Windows-Servern, auch virtualisiert.

Eine klare Datenstrategie

Die GRAU DATA Produktwelt für Schutz, Archivierung und Datenintelligenz

Die Produkte von GRAU DATA unterstützen Unternehmen dabei, Daten zuverlässig zu schützen, effizient zu strukturieren und langfristig, skalierbar sowie gesetzeskonform zu speichern.

Blocky for Veeam®
Backups wirksam schützen

Blocky for Veeam® schützt Backup-Daten zuverlässig vor Ransomware und Manipulation. Unveränderliche Speicherung stellt sicher, dass Backups jederzeit sicher und wiederherstellbar bleiben.

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FileLock
Daten unveränderbar archivieren

FileLock ermöglicht die revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung sensibler Daten. Informationen bleiben unverändert, nachvollziehbar und langfristig verfügbar.

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XtreemStore
Die moderne S3-to-Tape Lösung

XtreemStore bietet eine kosteneffiziente, tape-basierte Archivierung für große Datenmengen. Milliarden Dateien und Petabytes an Daten lassen sich sicher und zukunftsfähig speichern.

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MetadataHub
Daten verstehen statt suchen

Der MetadataHub schafft Transparenz in großen Datenbeständen. Metadaten werden zentral erfasst und machen Informationen schnell auffindbar und effizient nutzbar.

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