Sind Ihre Verwaltungsdaten revisionssicher geschützt?
Digitale Akten revisionssicher archivieren
Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten können Strafen in Millionenhöhe nach sich ziehen
Digitale Transformation bedeutet für Verwaltungen nicht nur effizientere Abläufe, sondern auch neue Verantwortung: Akten, Bescheide und Register müssen, sofern diese inzwischen digital vorliegen, über viele Jahre hinweg vorgehalten werden. Genau hier beginnt jedoch eine Reihe an Herausforderungen.
Warum sind normale Standard-Dateisysteme nicht ausreichend?
Normale Systeme erlauben Änderungen oder versehentliches Löschen, wodurch die Integrität sensibler Verwaltungsdaten gefährdet wird. Solche Lücken können im Ernstfall nicht nur einzelne Dokumente betreffen, sondern ganze Verfahren massiv stören. Bereits kleine Manipulationen oder versehentliche Löschungen können zu Inkonsistenzen, Compliance-Verstößen und erheblichen Mehraufwänden bei
der Wiederherstellung führen.
Wussten Sie schon?
- Behörden unterliegen u. a. HGB, GoBD und DSGVO bei der Aufbewahrung digitaler Daten.
- Eine elektronische Akte (E-Akte) muss unveränderbar, nachvollziehbar und vollständig sein.
- Verstöße können zu Rechtsfolgen, Klagen oder Vertrauensverlust führen.
Was muss beachtet werden?
Verwaltungen stehen vor der komplexen Herausforderung, riesige Mengen sensibler Daten rechtlich konform, unveränderbar und langfristig verfügbar zu halten und das trotz begrenzter Ressourcen, heterogener IT-Systeme und wachsender Datenfluten.
Rechtlich
Verwaltungen sind verpflichtet, elektronische Dokumente wie Bescheide, Steuerakten oder Bürgerregister über viele Jahre hinweg unverändert vorzuhalten. Gesetze wie HGB, GoBD oder DSGVO verlangen die langfristige Aufbewahrung.
Technisch
Standard-Dateisysteme bieten keine echte Absicherung. Dateien können gelöscht, überschrieben oder verändert werden. Oft sogar ohne, dass dies sofort bemerkt wird. Dadurch ist die Integrität wichtiger Verwaltungsdaten nicht geschützt.
Verwaltungsspezifisch
Behörden arbeiten mit riesigen Datenmengen aus unterschiedlichsten Fachverfahren. Dazu kommt eine Vielzahl an IT-Systemen. Komplexe Archivlösungen sind deshalb kaum realisierbar.
Lösungspfad
Ein modernes Archivsystem muss sich reibungslos in bestehende Strukturen einfügen lassen. Die WORM-Technologie (Write Once, Read Many) stellt sicher, dass Daten nach der Speicherung nicht mehr verändert werden können.
Ihre Vorteile mit FileLock
Verwaltungen entscheiden sich für FileLock
Revisionssicher und einfach
Die Lösung erfüllt alle gesetzlichen Aufbewahrungs- und Compliance-Anforderungen, etwa nach HGB, GoBD oder DSGVO. Daten bleiben über die vorgeschriebenen Zeiträume unverändert, vollständig und jederzeit nachvollziehbar. Gleichzeitig lässt sich die Archivierung mit nur wenigen Klicks aktivieren – ganz ohne den Aufbau einer neuen Infrastruktur. Das erleichtert den Einstieg erheblich und spart wertvolle IT-Ressourcen.
Flexibel, nachvollziehbar und kosteneffizient
FileLock läuft auf Standard-Windows-Systemen und ist kompatibel mit gängigen Fachverfahren, sodass sich die Lösung problemlos in bestehende IT-Landschaften einfügt – ohne Umstellungen oder Medienbrüche. Alle Vorgänge werden automatisch protokolliert, was maximale Transparenz schafft und Sicherheit bei internen Audits oder externen Prüfungen gewährleistet.
